true
Traditionele wijsheid zegt dat twee meer weten dan één. Hoe meer mensen aan een project werken, de invalshoeken bekijken en ideeën aandragen, hoe groter de kans dat je jouw doelen haalt. Maar meer mensen ergens op inzetten leidt niet automatisch tot succes. In de schaarse technische markt is er constant behoefte aan meer personeel, maar voordat je mensen aanneemt is het belangrijk erachter te komen wat de ideale bezetting is van je team. In deze blog vertellen we je hoe je de bezettingsgraad inzet om de ideale bezetting te bereiken.

Wat levert het meten van de bezettingsgraad op?

In een eerdere blog spraken we al over het vormen van de ideale teamsamenstelling. Hier ging het vooral om verschillende soorten teams en hoe je medewerkers in een team elkaar laat aanvullen en versterken. Deze ideale teamsamenstelling is cruciaal om een team te laten floreren. Maar voor je je bezighoudt met de ideale teamsamenstelling moet je de bezettingsgraad meten.

Door de bezettingsgraad van je team te meten breng je tekorten op tijd in kaart. Je ziet het ook als je juist een overschot hebt, ook al komt dit in de technische sector niet vaak voor. De meting geeft je inzicht in de werkdruk van het personeel, of er behoefte is aan extra mankracht, wanneer de drukke en minder drukke periodes in het jaar zijn én of je op korte of middellange termijn te maken krijgt met een grootschalig project bijvoorbeeld. Het geeft je de ruimte en mogelijkheid om op tijd in te springen door bijvoorbeeld met uren van medewerkers te schuiven of door je vaste kern te versterken met flexwerkers.

Lees ook: Zo word je een wendbare organisatie met de flexibele schil.

Concreet geeft de bezettingsgraad inzicht in het verloop van de beschikbare uren. Je kijkt naar de verbruikte uren (verleden) of naar de uren die nodig zijn (toekomst). Je meet dit per medewerker, afdeling en/of functie.

Concreet geeft de bezettingsgraad inzicht in het verloop van de beschikbare uren. Je kijkt naar de verbruikte uren (verleden) of naar de uren die nodig zijn (toekomst). Je meet dit per medewerker, afdeling en/of functie.

Het meten van de bezettingsgraad is handig omdat je hiermee:

  • Inzicht krijgt in de toekomstige werkdruk.
  • Antwoord krijgt op de vraag of bepaalde projecten nog in de planning passen.
  • Inzicht krijgt in wie wanneer beschikbaar is voor nieuwe projecten.
  • Tijdig kunt opschalen en personeel kunt inhuren voor drukkere periodes.
  • Tijdig kunt afschalen voor rustigere periodes.
  • Een betere personeelsplanning kunt maken.
  • Personeelsverloop zo veel mogelijk kunt voorkomen.
  • Een betere wervingsplanning kunt maken.
  • Kosten kunt besparen omdat je op tijd af- of opschaalt.

Hoe meet je de bezettingsgraad?

Het meten van de bezettingsgraad van je team kan met een simpele formule en drukken we uit in een percentage, of aantal uren. Er zijn twee onderdelen nodig voor het meten: werkbare uren en geboekte uren.

Bezettingsgraad = geboekte uren/werkbare uren x 100

Werkbare uren:

Dit zijn alle uren die een medewerker tijdens zijn contractperiode beschikbaar heeft. Om deze uren te berekenen heb je in ieder geval een startdatum nodig. Een einddatum gebruik je alleen bij tijdelijk personeel. Anders neem je een periode van bijvoorbeeld 6-12 maanden. Gebruik een einddatum om achter trends te komen in tekorten en overschotten van uren.

Geboekte uren (verleden)

Voor de geboekte uren neem je de daadwerkelijk bestede uren van je medewerkers. Als je geen inzicht hebt in uren uit het verleden, dan kun je alleen geplande uren gebruiken. Dit is ook de reden waarom goed plannen essentieel is.

Geplande uren (toekomst)

Als je geen inzicht hebt in geboekte uren, kijk je naar de geplande uren. Dit kunnen zowel uren uit het verleden als in de toekomst zijn.

Geplande afwezigheid:

Onder geplande afwezigheid vallen verlofdagen zoals vakantiedagen, zorgverlof of ander soort verlof.

Voorbeeld berekening

Het berekenen van werkbare uren doe je door een start- en einddatum te gebruiken van een periode. Stel, je medewerker werkt fulltime voor 6 maanden. De werkbare uren zijn dan:

40 uur x 26 weken = 1040 uur

Binnen deze 6 maanden vallen 5 feestdagen. Deze dagen gaan van de werkbare uren af. De medewerker heeft ook nog 10 vakantiedagen opgenomen. De werkbare uren zijn dan: 1040 – 120 uur = 920 werkbare uren.

Stel dat de geboekte uren 1000 uur bedraagt. De bezettingsgraad is dan: 1000/920x100 = 108,7%. Of 80 uur overwerk in de periode van 6 maanden. De bezettingsgraad uitdrukken in uren geeft leidinggevenden een beter beeld om in te schatten of er ruimte is om een nieuw project te starten.

Als je elke 6 maanden 80 uur per medewerker te kort hebt, betekent dit een onderbezetting van je team. Er is geen ruimte voor nieuwe projecten en je loopt het risico dat medewerkers overwerkt raken en een burn-out krijgen. De conclusie is dat je actief op zoek moet naar nieuw personeel en het liefst voorkomt dat er nog grotere gaten vallen in je personeelsplanning. Ook moet je rekening houden met trends door het jaar heen. Het kan namelijk zo zijn dat je altijd aan het begin van het jaar kampt met een tekort aan personeel vanwege drukte, en later in het jaar juist weer mankracht over hebt.

De bezettingsgraad gebruiken voor je wervingsplanning

Als je erachter bent dat medewerkers chronisch te veel werken, of juist uren over hebben, kun je een betere wervingsplanning opstellen. Je voorkomt dat je onnodig mensen aanneemt voor een specifieke functie of juist een team te lang onderbemand laat. De bezettingsgraad is slechts een onderdeel om de ideale bezetting van je team in kaart te brengen. Je wilt namelijk ook inzicht hebben in het personeelsverloop. Je kunt nog zo’n goede bezettingsgraad hebben, als je verloop in bepaalde periodes van het jaar hoog, is, moet je ervoor zorgen dat je wervingsplanning is aangepast op deze trends zodat je niet met tekorten komt te zitten.

Na de bezettingsgraad de recruitmentplanner

Het tekort aan technisch personeel is een grote uitdaging. Terwijl jij het beste personeel aan je probeert te binden, zijn er talloze recruiters, HR-professionals en andere headhunters die technisch talent voor zich proberen te winnen. Met onze recruitmentplanner krijg je inzicht in je huidige personeelsplanning, het personeelsverloop per periode en afdeling en ontdek je hoe je deze data kunt gebruiken voor een strategische wervingsplanning. Samen met het meten van de bezettingsgraad kom je zonder problemen de fluctuerende economie door.

Download template
recruitmentplanner
pieter jan marketeer de pooter

Zonder een candidate persona vind je niet het juiste technische personeel